O cálculo que todo organizador deveria fazer antes de abrir as inscrições

Organizar uma corrida de rua envolve paixão, esporte e comunidade.Mas existe uma parte que nenhum organizador pode ignorar:

uma corrida também é um projeto financeiro.

Você pode ter o melhor percurso, uma camiseta incrível, grandes patrocinadores e uma ótima divulgação.

Mas, se a conta não fechar, todo o esforço pode terminar em prejuízo.

E o pior: muitos organizadores só descobrem isso quando o evento já está em andamento.

A boa notícia é que existe uma forma simples de reduzir esse risco:

saber exatamente quantas inscrições sua corrida precisa vender para se pagar.

Antes de pensar no lucro, pense no equilíbrio

Todo evento tem um ponto em que ele deixa de dar prejuízo e começa a gerar resultado positivo.

Esse ponto é chamado de ponto de equilíbrio.

Na prática, ele responde uma pergunta simples:

"Quantos atletas eu preciso ter inscritos para pagar todas as contas da minha corrida?"

Imagine uma corrida com:

• R$ 80 mil em custos;
• inscrição média de R$ 100;
• custo de R$ 30 por atleta (camiseta, medalha, chip, seguro, alimentação etc.).

Nesse cenário, cada inscrição não representa R$ 100 de lucro.

Parte desse valor já está comprometida com a entrega daquele atleta.

É por isso que olhar apenas para o número de inscritos pode enganar.

Uma corrida cheia não significa, necessariamente, uma corrida lucrativa.

O erro mais comum dos organizadores

Muitos organizadores fazem uma conta simples:

"Se eu vender 1.000 inscrições a R$ 100, vou arrecadar R$ 100 mil."

E param por aí.

O problema é que uma corrida envolve muitos custos que nem sempre aparecem no primeiro planejamento.

É preciso considerar:

• produção de kits;
• medalhas;
• cronometragem;
• estrutura do evento;
• equipe operacional;
• ambulância;
• banheiros;
• segurança;
• comunicação;
• fornecedores;
• taxas e impostos.

O sucesso de uma prova não está apenas em quantas pessoas participaram.

Está em quanto o evento conseguiu entregar e qual resultado ele gerou.

O que você precisa saber antes de lançar sua corrida

Antes de divulgar o primeiro lote de inscrições, tenha clareza sobre quatro números.

1. Quanto custa organizar o evento?

O primeiro passo é listar todos os custos previstos.

Eles podem ser divididos em dois grupos:

Custos fixos

São aqueles que existem independentemente da quantidade de atletas.

Exemplos:

• estrutura;
• palco;
• som;
• equipe operacional;
• comunicação;
• licenças.

Custos variáveis

São aqueles que aumentam conforme o número de participantes.

Exemplos:

• camiseta;
• medalha;
• chip;
• seguro;
• alimentação.

Essa separação ajuda o organizador a entender quanto cada novo atleta representa financeiramente para o evento.

2. Qual será o valor médio da inscrição?

Muitos organizadores olham apenas para o preço divulgado.

Mas o valor real recebido costuma ser diferente.

É preciso considerar:

• lotes promocionais;
• descontos;
• cortesias;
• categorias com valores diferentes.

O que importa para o planejamento é o valor médio que cada atleta realmente representa.

3. Quantos atletas sua cidade comporta?

Esse é um ponto que muitos eventos ignoram.

Não adianta planejar uma estrutura para 3.000 atletas se a realidade da sua cidade comporta 800.

Antes de definir o tamanho da prova, avalie:

• histórico de corridas na região;
• quantidade de corredores;
• calendário esportivo;
• capacidade de divulgação;
• poder de compra do público.

Crescer de forma sustentável é melhor do que criar um evento maior do que a realidade permite.

4. Quanto os patrocinadores ajudam nessa conta?

Patrocínio não deve ser visto apenas como exposição de marca.

Ele também pode ser uma ferramenta importante para reduzir o risco financeiro da prova.

Um patrocinador pode ajudar a:

• diminuir o valor necessário de inscrições;
• melhorar a estrutura do evento;
• aumentar a experiência entregue ao atleta.

Mas existe um cuidado importante:

não conte com um patrocínio antes dele estar realmente fechado.

Planeje sua corrida com cenários realistas.

Simule cenários antes de tomar decisões

Uma das maiores vantagens de fazer essa análise antes do evento é poder testar diferentes possibilidades.

Por exemplo:

Cenário 1

Poucos patrocinadores e uma inscrição mais baixa.

Quantos atletas seriam necessários para pagar a conta?

Cenário 2

Mais patrocinadores e uma estrutura melhor.

O ponto de equilíbrio diminui?

Cenário 3

Aumento no número de atletas.

A estrutura continua viável?

Essas simulações ajudam o organizador a tomar decisões antes de investir tempo e dinheiro.

A Via Esporte ajuda você a planejar sua corrida antes da largada

Para facilitar esse planejamento, a Via Esporte disponibiliza gratuitamente o Simulador de Lucro do Evento.

Com ele, o organizador consegue projetar diferentes cenários antes mesmo de abrir as inscrições.

É possível analisar:

• previsão de receita;
• custos do evento;
• quantidade necessária de inscritos;
• impacto dos patrocinadores;
• possibilidade de lucro ou prejuízo.

A ferramenta foi criada para ajudar organizadores a tomarem decisões mais seguras e evitarem surpresas durante o planejamento.

Porque uma grande corrida não começa na largada.

Ela começa quando a conta fecha.

Uma corrida sustentável é aquela que consegue crescer

Organizar eventos esportivos é transformar uma ideia em uma experiência para centenas ou milhares de pessoas.

Mas, para continuar fazendo isso, o evento precisa ser saudável financeiramente.

O objetivo não é apenas vender muitas inscrições.

É construir uma prova que consiga:

• entregar uma boa experiência;
• valorizar atletas e parceiros;
• pagar seus custos;
• gerar resultado para a próxima edição.

Antes de perguntar:

"Quantas pessoas eu consigo colocar na corrida?"

Pergunte:

"Essa corrida consegue se sustentar?"

Essa resposta pode ser a diferença entre um evento que acontece uma única vez e uma prova que cresce todos os anos.